26 Mei 2009

– yuliana –

Apa yang Anda Ketahui Tentang Manajemen Sarana Prasarana?

I. PENGERTIAN MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA

Manajemen sarana dan prasarana pendidikan dapat didefinisikan sebagai proses kerjasama pendayagunaan semua sarana dan prasarana pendidikan secara efektif dan efisien.

Prasarana pendidikan adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses pendidikan di sekolah. Prasarana pendidikan dapat diklasifikasikan menjadi dua macam prasarana pendidikan.

  1. Prasarana pendidikan yang secara langsung digunakan untuk proses belajar mengajar, seperti ruang teori, ruang perpustakaan, ruang praktek keterampilan, ruang laboratorium.
  2. Prasarana pendidikan yang keberadaannya tidak digunakan untuk proses belajar mengajar, tetapi sangat menunjang pelaksanaan proses belajar mengajar, seperti ruang kantor, kantor sekolah, tanah dan jalan menuju sekolah, kamar kecil, ruang usaha, kesehatan sekolah, ruang guru, ruang kepala sekolah dan tempat parkir kendaraan.

II. TUJUAN MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN

Tujuan manajemen sarana dan sarana pendidikan di sekolah adalah untuk memberikan layanan secara profesional di bidang sarana dan prasaran pendidikan dalam rangka terselenggaranya proses pendidikan secara efektif dan efisien. Tujuan manajemen sarana dan prasarana pendidikan di sekolah sebagai berikut:

  1. Untuk mengupayakan pengadaan sarana dan prasarana sekolah melalui sistem perencanaan dan pengadaan yang hati-hati dan seksama, sehingga sekolah memiliki sarana dan prasarana yang baik, sesuai dengan kebutuhan sekolah, dan dengan dana yang efisien.
  2. Untuk mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana sekolah secara tepat dan efisien.
  3. Untuk mengupayakan pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan, sehingga keberadaannya selalu dalam kondisi siap pakai dalam setiap diperlukan oleh semua personel sekolah.

III. PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN

Prinsip-prinsip yang dimaksud adalah sebagai berikut:

  1. Prinsip pencapaian tujuan, yaitu bahwa sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus selalu dalam kondisi siap pakai bilamana akan didayagunakan oleh personel sekolah dalam rangka pencapaian tujuan proses belajar mengajar.
  2. Prinsip efisien, yaitu bahwa pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus dilakukan melalui perencanaan yang saksama, sehingga dapat diadakan sarana dan prasarana pendidikan yang baik dengan harga yang murah. Demikian juga pemakaiannya harus dengan hati-hati sehingga mengurangi pemborosan.
  3. Prinsip administratif, yaitu bahwa manajemen sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus selalu memperhatikan undang-undang, peraturan, instruksi dan petunjuk teknis yang diberlakukan oleh yang berwenang.
  4. Prinsip kejelasan tanggung jawab, yaitu bahwa manajemen sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus didelegasikan kepada personel sekolah yang mampu bertanggung jawab. Apabila melibatkan banyak personel sekolah dalam manajemennya, maka perlu adanya deskripsi tugas dan tanggung jawab yang jelas untuk setiap personel sekolah.
  5. Prinsip kekohesifan, yaitu bahwa manajemen sarana dan prasarana pendidikan di sekolah itu harus direalisasikan dalam bentuk proses kerja sekolah yang sangat kompak

IV. PROSES MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN

Tiga hal penting proses manajemen sarana dan prasarana pendidikan adalah:

1. Pengadaan Sarana dan Prasarana Sekolah

Pengadaan sarana dan prasarana sekolah biasanya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan program sekolah, menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, dihapuskan, atau sebab-sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan.

Berkenaan dengan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah ada tiga hal yang perlu dipahami.

a. Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana Sekolah

Perencanaan sarana prasarana pendidikan dapat didefinisikan sebagai suatu proses memikirkan dan menetapkan program pengadaan fasilitas sekolah, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana pendidikan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu.

Soekarno (1987) mendeskripsikan langkah-langkah perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah sebagai berikut:

  1. Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.
  2. Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk satu triwulan atau satu tahun ajaran.
  3. Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumnya.
  4. Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. Apabila dana yang tersedia tidak mencukupi untuk pengadaan semua kebutuhan itu, maka perlu dilakukan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urgensi setiap perlengkapan yang dibutuhkan. Semua perlengkapan yang urgen segera didaftar.
  5. Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang tersedia. Apabila ternyata masih melebihi dari anggaran yang tersedia, maka perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara membuat skala prioritas.
  6. Penetapan rencana pengadaan akhir.

b. Cara Pengadaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan pada hakikatnya merupakan upaya merealisasikan rencana pengadaan yang telah disusun sebelumnya. Dalam kaitan itu ada beberapa cara yang ditempuh untuk mendapatkan perlengkapan yang dibutuhkan di sekolah, yaitu sebagai berikut:

  1. Pengadaan perlengkapan dengan cara membeli, baik secara langsung di Pabrik, di Toko, maupun melalui pemesanan terlebih dahulu.
  2. Pengadaan perlengkapan dengan cara mendapatkan hadiah atau meminta sumbangan kepada orang tua murid, lembaga-lembaga sosial tertentu yang tidak mengikat.
  3. Pengadaan perlengkapan dengan cara tukar-menukar barang lebih yang dimiliki sekolah dengan barang lain yang belum dimiliki sekolah.
  4. Pengadaan perlengkapan dengan cara meminjam/menyewa.

c. Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan

Setiap sarana dan prasarana pendidikan perlu diadministrasikan dengan sebaik-baiknya sejak pengadaannya. Istilah lazimnya adalah inventarisasi sarana dan prasaran pendidikan. Inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan dan penyusunan daftar barang milik negara secara sistematis, tertib dan teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku.

Kegiatan inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan meliputi dua kegiatan, yaitu:

1. Pencatatan sarana dan prasarana sekolah dapat dilakukan di dalam:

– Perlengkapan barang inventaris, meliputi: Buku penerimaan barang, buku pembelian barang, buku induk inventaris, buku golongan inventaris.

– Perlengkapan barang non inventaris, meliputi: buku bukan inventaris dan buku (kartu) stok barang.

2. Pembuatan kode khusus untuk perlengkapan yang tergolong barang inventaris. Caranya dengan membuat kode barang dan menempelkannya/menuliskannya pada badan barang perlengkapan yang tergolong sebagai barang inventaris.

Tujuan pembuatan dan penulisan kode tersebut adalah untuk memudahkan semua pihak dalam mengenal kembali semua perlengkapan pendidikan di sekolah, baik ditinjau dari kepemilikan, penanggungjawab, maupun jenis dan golongannya. Biasanya kode barang itu berbentuk angka atau numerik yang menunjukkan departemen, lokasi, sekolah dan barang.

3. Semua perlengkapan pendidikan di sekolah yang tergolong barang inventaris harus dilaporkan. Laporan tersebut seringkali disebut dengan istilah laporan mutasi barang. Pelaporan dilakukan dalam periode tertentu, misalnya seringkali dalam satu triwulan. Dalam satu tahun ajaran misalnya, pelaporan dapat dilakukan pada setiap bulan Juli, Oktober, Januari dan April tahun berikutnya.

Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Ada beberapa macam pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah ditinjau dari sifat maupun waktunya.

a. Ditinjau dari sifatnya ada empat macam pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah. Keempat macam pemeliharaan tersebut cocok untuk perawatan mesin.

  1. Pemeliharaan perlengkapan yang bersifat pengecekan.
  2. Pemeliharaan yang bersifat pencegahan.
  3. Pemeliharaan yang bersifat perbaikan ringan.
  4. Perbaikan berat.

b. Ditinjau dari waktu pemeliharaannya ada dua macam pemeliharaan sarana dan prasarana.

  1. Pemeliharaan sehari-hari, seperti menyapu, mengepel lantai, membersihkan pintu.
  2. Pemeliharaan berkala, misalnya pengontrolan genting, pengapuran tembok.

Sarana dan prasarana pendidikan yang dimiliki sekolah memerlukan pemeliharaan sehari-hari dan berkala.

a. Pemeliharaan sehari-hari:

  1. Pemakaian aliran harus diperhatikan. Pada siang hari dalam ruang yang cukup terang lampu dipadamkan. Demikian pula pada malam hari lampu pada ruang-ruang yang tidak memerlukan penerangan lampu dimatikan.
  2. Panel/kotak sekring diperiksa.
  3. Bola-bola lampu diperiksa. Apabila ada yang putus segera diganti.

b. Pemeliharaan berkala:

  1. Sekurang-kurangnya sebulan sekali instalasi harus dikontrol terutama pada meteran pemakaian apakah ada kelainan pada meteran.
  2. Instalasi jaringan kabel agar dikontrol dan apabila ada kerkusakan yang tidak dapat diatasi sendiri oleh petugas segera dilaporkan kepada PLN setempat.

3. penghapusan Sarana dan Prasarana Sekolah

Secara definitif, penghapusan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan meniadakan barang-barang milik lembaga (bisa juga milik negara) dari daftar inventaris dengan cara berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sebagai salah satu aktivitas dalam pengelolaan sarana dan prasana pendidikan, penghapusan tujuan untuk:

a. Mencegah untuk membatasi kerugian yang lebih besar sebagai akibat pengeluaran dana untuk perbaikan perlengkapan yang rusak.

b. Mencegah terjadinya pemborosan biaya pengamanan perlengkapan yang tidak berguna lagi.

c. Membebaskan lembaga dari tanggung jawab pemeliharaan dan pengambilan.

d. Meringankan beban inventarisasi.

Barang-barang yang memenuhi sarat untuk dihapus adalah:

a. Barang-barang dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat dimanfaatkan lagi.

b. Barang-barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan.

c. Barang-barang kuno yang penggunaannya tidak efisien lagi.

d. Barang-barang yang terkena larangan.

e. Barang-barang yang mengalami penyusutan di luar kekuasaan pengurus barang.

f. Barang-barang yang pemeliharaannya tidak seimbang dengan kegunaannya.

g. Barang-barang yang berlebihan dan tidak digunakan lagi.

h. Barang-barang yang dicuri.

i. Barang-barang yang diselewengkan.

j. Barang-barang yang terbakar atau musnah akibat adanya bencana.

Apabila di sekolah terdapat barang-barang perlengkapan yang memenuhi persyaratan tersebut di atas, maka Kepala Sekolah dapat melakukan penghapusan terhadap barang-barang tersebut dengan prosedur seperti berikut:

a. Kepala Sekolah (dapat dengan menunjuk petugas) mengelompokkan perlengkapan yang akan dihapus dengan meletakkannya di tempat yang aman namun tetap di lokasi sekolah.

b. Mengiventarisasi  perlengkapan yang akan dihapus tersebut dengan cara mencatat jenis, jumlah dan tahun pembuatan perlengkapan tersebut.

c. Kepala Sekolah mengajukan usulan penghapusan barang dan membentuk panitia penghapusan, yang dilampiri dengan data barang yang rusak (yang akan dihapus) Ke Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

d. Setelah SK  penghapusan dari Kantor Wilayah terbit, selanjutnya panitia segera bertugas, yaitu memeriksa kembali barang-barang yang rusak berat, biasanya dengan membuat Berita Acara Pemeriksaan.

e. Begitu selesai melakukan pemeriksaan, maka panitia mengusulkan penghapusan barang-barang yang terdaftar di dalam Berita Acara Pemeriksaan. Dalam rangka itu biasanya perlu diteruskan ke Kantor Pusat.

f. Akhirnya begitu surat keputusan penghapusan dari Kantor Pusat, biasanya segera dilakukan penghapusan terhadap barang-barang tersebut. Ada beberapa kemungkinan bentuk penghapusan, yaitu dimusnahkan dan dilelang. (Burhanuddin& Maisyaroh, 2003:85).

DAFTAR RUJUKAN

Burhanuddin. H dan Maisyaroh. 2003. Manajemen Pendidikan. Malang:

Universitas Negeri Malang.